Quy trình đặt hàng – Quy trình nhập hàng của siêu thị – Quy trình setup siêu thị

Quy trình đặt hàng & quy trình nhập hàng của siêu thị luôn được quan tâm nhiều trong quá trình setup siêu thị. Hàng hóa cần phải được phân bổ và đặt hàng theo đúng cách đúng quy định để các giai đoạn kiểm soát hàng hóa được chặt chẽ. Giảm thiểu tối đa việc đặt hàng dư thừa gây lãng phí cho siêu thị. Với kinh nghiệm từng tư vấn setup vận hành cho các chuỗi siêu thị, Setup Thương Mại Việt Nam sẽ chia sẻ các kinh nghiệm về quy trình nhập hàng của chuỗi siêu thị hay một siêu thị nhé.

Quy trình nhập hàng của siêu thị – Quy trình mở siêu thị

Sau khi có bản vẽ thiết kế siêu thị, siêu thị mini đơn vị tư vấn thiết kế siêu thị có thể lên được khối lượng các hàng hóa cần phải đặt cho siêu thị. Trên bản vẽ layout siêu thị chúng ta sẽ nhìn thấy Tổng diện tích kệ trưng bày có trong siêu thị để chúng ta có thể lập kế hoạch đặt hàng cho siêu thị. Các quy trình đặt hàng, quy trình nhập hàng của siêu thị có thể thực hiện theo bài toán thủ công hoặc có thể sử dụng trên các phần mềm siêu thị phù hợp với quy trình vận hành siêu thị.

Nếu bạn đang thuê một đơn vị tư vấn setup siêu thị trong quá trình mở siêu thị, thì hay tham khảo trước các quy trình mở siêu thị đầy đủ để được các tư vấn chính xác nhất nhé.

Xem thêm : Quy trình Setup Siêu Thị – Tư vấn setup cửa hàng – setup siêu thị mini (setuptm.com)

Các bộ phận ứng dụng quy trình nhập hàng của siêu thị. 

Bộ phận thu mua – Phòng kế toán mua hàng: Đây là phòng ban sẽ đại diện cho siêu thị thực hiện các công việc làm việc với nhà cung cấp để đàm phán việc mua hàng hóa vào siêu thị. Các số lượng, chủng loại, mẫu mã sẽ được phòng thu mua trình ban lãnh đạo siêu thị duyệt để cung ứng vào siêu thị.

Thủ kho – B.p Kho Siêu thị, cửa hàng trưởng : Đây là bộ phận sẽ tiếp nhận hàng hóa theo đơn hàng của phòng mua hàng đã gửi cho nhà cung cấp. Phòng thu mua sẽ gửi đơn hàng cho nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ giao hàng theo đơn đặt hàng được nhận.

Ban Lãnh Đạo Siêu thị: Kiểm soát quá trình nhập hàng.

Quy trình đặt hàng – nhập hàng của chuỗi siêu thị khi bắt đầu mở siêu thị

Sau khi có bản vẽ thiết kế siêu thị và chờ cho việc thi công siêu thị được hoàn thiện thì chúng ta sẽ đến giai đoạn chuẩn bị hàng hóa cho siêu thị vào hoạt động. Đối với các chuỗi siêu thị, siêu thị có phòng kế toán thu mua riêng thì việc tổ chức thu mua hàng hóa sẽ được các bộ phận thu mua trực tiếp vận hành. Một số quy trình dưới đây sẽ giúp bạn có thêm nền tảng để quản lý quy trình nhập hàng của siêu thị được hiệu quả hơn.

Xem thêm : KỆ GỖ SIÊU THỊ – KỆ GỖ TRANG TRÍ SIÊU THỊ THIẾT KẾ SIÊU THỊ (setuptm.com)

Quy trình nhập hàng của siêu thị cơ bản đối với trường hợp có bộ phận thu mua riêng.

Trường hợp này thường áp dụng cho các chuỗi siêu thị hoặc các siêu thị có diện tích lớn, siêu thị trung tâm thương mại. Phòng thu mua sẽ làm việc với các nhà cung cấp và đề xuất các hàng hóa vào siêu thị để phù hợp với bản vẽ thiết kế siêu thị. Số lượng hàng hóa sẽ được phòng thu mua gửi đơn ban đầu cho nhà cung cấp và nhân viên kho,cửa hàng trưởng sẽ trực tiếp nhận hàng tại siêu thị.

Chi tiết các bước trong quy trình đặt hàng – nhập hàng của siêu thị

• Bước 1 : Kế toán thu mua khởi tạo đơn hàng trên phần mềm
• Bước 2 : Xuất file gửi đơn hàng cho NCC => đơn hàng đang chế độ chờ dưới cửa hàng nhận
• Bước 3 : NCC giao hàng cửa hàng nhận thực tế => CHT xác nhận lại số lượng
• Bước 4: Mở đơn hàng chờ giao => CHT nhập số lượng thực nhận vào và gửi xác nhận cho kế toán thu mua .
• Bước 4 : Kế toán thu mua kiểm tra xác nhận của CHT & phiếu thực nhập ( File cứng) dà soát lại số lượng thực nhận và đối chiếu với NCC.
• Bước 5: Kế toán xác nhận số lượng hàng hóa nhận và xác nhận số lượng tồn
• Bước 6 : Hàng hóa được tạo số dư tại kho và tự động cật nhật công nợ.

Như vậy chúng ta đã có cơ bản các quy trình vận hành siêu thị cơ bản cho việc quản lý nhập hàng đầu vào của siêu thị.

Phần mềm đáp ứng quy trình đặt hàng – nhập hàng theo chuỗi. 

Để có được các bước quản lý trên thì cần có ứng dụng phần mềm vào quy trình nhập hàng của siêu thị. Các phần mềm sẽ thay chúng ta thực hiện một số công việc thủ công khi chúng ta đặt hàng và quản lý hàng hóa trong siêu thị.

Tuy nhiên trên thị trường Việt Nam hiện tại các phần mềm đáp ứng được quy trình trên rất ít. Nếu bạn cần tư vấn về phần mềm quản lý các quy trình vận hành siêu thị có thể liên hệ với Công ty CP Setup Thương Mại Việt Nam để được tư vấn các phần mềm có thể đáp ứng đúng quy trình của chuỗi cửa hàng của bạn nhé.

Liên hệ với Setup TM Việt Nam qua [ Fanpage Setup Thương Mại Việt Nam]

Quy trình đặt hàng khi cửa hàng hoạt động – Quy trình mua hàng của siêu thị.

Đối với các cửa hàng đang hoạt động trước khi đặt hàng thì chúng ta phải kiểm tra về các vấn đề tồn tại của cửa hàng trước khi đặt hàng bổ sung trong cửa hàng. Các bước và các bộ phận áp dụng quy trình đặt hàng khi cửa hàng đang hoạt động phải có sự phối hợp chặt chẽ thì tổng quan việc vận hành siêu thị sẽ được hiệu quả và đảm bảo việc kiểm soát hàng hóa được đầy đủ.

Các bộ phận tham gia vào quy trình đặt hàng của cửa hàng

Bộ phận thu mua – Phòng kế toán mua hàng: Dựa vào các số tồn kho của hàng hóa trên cửa hàng qua hệ thống phần mềm hoặc báo cáo của cửa hàng về số tồn kho để tiến hành lên kế hoạch đặt hàng bổ sung cho cửa hàng. Hoặc trong thời gian các sự kiện đặc biệt, các ngày lễ nhà cung cấp có các chương trình khuyến mại để thúc đẩy doanh số cho cửa hàng.

Quản lý siêu thị,cửa hàng trưởng : Đề xuất kiểm tra lập kế hoạch đặt hàng cho các mặt hàng kinh doanh tốt. Các mặt hàng có số tồn thấp cần đặt bổ sung. Các kế hoạch đặt hàng bổ sung và dự trữ cho thời gian tết, sự kiện của cửa hàng.

Ban Lãnh Đạo Siêu thị: Bổ sung các mặt hàng mới và các chiến lược kinh doanh yêu cầu đặt bổ sung hàng hóa.

Xem thêm : Mẫu Siêu Thị Đẹp – Những Mẫu Siêu Thị Mini Đẹp – SETUP TM VIỆT NAM

Quy trình đặt hàng bổ sung cho siêu thị đang hoạt động.

Quy trình đặt hàng bổ sung cho cửa hàng, siêu thị.

Sau khi có kế hoạch đặt hàng bổ sung cho cửa hàng chúng ta có thể xây dựng các quy trình đặt hàng cho cửa hàng theo các bước sau :

• Bước 1 : Nhân viên CHT/B.p Thu Mua kiểm tra tồn thực tế tại cửa hàng và tiến hành khởi tạo đơn đặt hàng trên phần mềm.
• Bước 2 : Nhân viên CHT/B.p Thu Mua tiến hành đặt đơn trên PM bán hàng và có lệnh chờ xác nhận từ PM kế toán thu mua.
• Bước 3 : Kế toán thu mua kiểm tra hệ thống và PM tự động tổng hợp đặt hàng của cửa hàng theo từng phiếu nhập hàng theo từng NCC
• Bước 4: Kế toán thu mua gửi đơn hàng tổng hợp chi tiết cho NCC và lệnh chờ đơn hàng được khởi tạo cho PM dưới cửa hàng .

Và tiếp theo chúng ta thực hiện tiếp các bước như quy trình đặt đơn hàng mới cho cửa hàng. Dựa vào việc vận hành của các chuỗi cửa hàng chúng ta có thể xây dựng các quy trình đặt hàng khác nhau cho cửa hàng.

Xem thêm : Quầy thu ngân – Setup Thương Mại Việt Nam – Tư vấn, thiết kế, vận hành, vật tư siêu thị. (setuptm.com)

Các nhóm hàng hóa có tần xuất lặp lại hằng ngày

Nhóm hàng tươi sống trong siêu thị: Đây là các nhóm hàng có tần suất đặt hàng hằng ngày đặc biệt các sản phẩm rau củ quả cho siêu thị. Việc đặt hàng các nhóm hàng trên thường được quản lý siêu thị/cửa hàng trưởng đề xuất đặt hàng theo kế hoạch hằng ngày.

Quản lý siêu thị dựa vào doanh số bán hàng hằng ngày của nhóm hàng trên để đưa phương án đặt hàng cho phù hợp với mô hình kinh doanh. Hoặc trong các ngày thứ 7 hoặc chủ nhật số lượng đặt các mặt hàng này có thể bổ sung thêm.

Nhóm hàng FMCG trong siêu thị : Các mặt hàng này có tần suất đặt trung bình 1 tuần 1 lần tùy vào nhóm hàng. Đối với các nhóm hàng này chúng ta nên duy trì ngày tồn kho cố định cho cửa hàng để không bao giờ xảy ra tình trạng thiếu hàng cho siêu thị.

Xem thêm : Thiết kế siêu thị trung tâm thương mại – các mẫu thiết kế siêu thị đẹp (setuptm.com)

Xây dựng quy trình quản lý siêu thị cho chuỗi siêu thị

Kế hoạch xây dựng quy trình vận hành tổng thể

Dựa trên quy mô tổ chức nhân sự của các chuỗi siêu thị, siêu thị khác nhau chúng ta nên thiết lập và xây dựng các quy trình quản lý khác nhau cho phù hợp nhất với quy mô của mình. Các quy trình có thể phù hợp mới mô hình kinh doanh siêu thị này nhưng có thể chưa phù hợp với quy mô siêu thị khác.

Ngoài ra trong quy trình mua hàng của siêu thị chúng ta phải kiểm tra thật kỹ số lượng nhà cung cấp hàng hóa của siêu thị để có kế hoạch phân bổ tài chính cho phù hợp. Tránh việc có những mặt hàng tồn quá nhiều và những mặt hàng tồn kho quá ít. Ngoài ra việc quản lý công nợ phát sinh của nhà cung cấp cũng cần chú ý, việc quản lý công nợ và các chính sách chiết khấu về doanh số sẽ giúp tỉ lệ lợi nhuận của siêu thị hiệu quả hơn.

Xem thêm : Nguồn hàng mở siêu thị mini – Ngành hóa mỹ phẩm. (setuptm.com)

Ứng dụng phần mềm quản lý siêu thị vào xây dựng quy trình.

Trong quá trình setup siêu thị hay trong quá trình tìm hiểu về việc lập kế hoạch để mở siêu thị chúng ta sẽ được tư vấn về các phần mềm quản lý siêu thị, phần mềm bán hàng. Những mỗi phần mềm đều có tính năng khác nhau. Cũng có những ưu nhược điểm khác nhau nên việc lựa chọn phần mềm nếu bạn chưa có kinh nghiệm có thể liên hệ với Setup Thương Mại Việt Nam để được tư vấn nhé.

Trên thị trường Việt Nam có 2 dạng phần mềm đang được ứng dụng :

• Phần mềm mở – có thể tùy chỉnh thêm chức năng
• Phần mềm đóng gói – Giới hạn và kiểm soát chức năng.

Vậy 2 dạng phần mềm này sẽ được ứng dụng như thế nào các bạn hãy theo dõi trên : Tin tức – Setup Thương Mại Việt Nam – Tư vấn, thiết kế, vận hành, vật tư siêu thị. (setuptm.com)

Hoặc có thể liên hệ với Setup Thương Mại Việt Nam trực tiếp qua địa chỉ dưới đây để nhận các tư vấn về việc xây dựng quy trình quản lý siêu thị, quy trình nhập hàng, quy trình mua hàng cho siêu thị nhé v.v

Công ty Cổ phần Setup Thương Mại Việt Nam

Địa chỉ : Đại Đồng – Thạch Thất – Hà Nội

VPHN : Số 22, HB05, TDP 10, Phường Yên Nghĩa, Q.Hà Đông, TP.Hà Nội

VPSG : Tầng 7, Tòa Nhà CentrePoint, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 08, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

Hotline : 0822.228.728